Comment les nutritionnistes en élevage laitier peuvent transformer une visite d’exploitation en un rapport client finalisé, simplement à la voix.

Comment automatiser les rapports de visite en élevage laitier

De la tournée des zones de stockage des aliments à l’envoi du rapport au client.

Une visite d’exploitation laitière comprend de nombreuses étapes. Vous inspectez les zones de stockage des matières premières, observez les lots de vaches, puis échangez avec le propriétaire et le responsable du troupeau pour analyser les résultats de l’élevage.

À la fin de la matinée, vous avez accumulé des observations, des mesures et des recommandations, réparties entre vos notes, votre téléphone et votre mémoire.

Vient ensuite la tâche que personne n’apprécie vraiment : rassembler toutes ces informations dans un rapport destiné au client, généralement le soir même.

Dans cette démonstration, Brittany Mumma, notre responsable commerciale fondatrice, se met dans la peau d’une nutritionniste lors d’une visite complète d’exploitation laitière. Elle enregistre ses observations à la voix tout au long de sa visite, et Tellia prépare le rapport client avant même son départ.

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Étape 1 : inspection des zones de stockage des aliments

Après avoir inspecté les cases de stockage des matières premières, Brittany enregistre ses observations simplement en parlant :

« Les cases de stockage des matières premières sont globalement propres. Il y a un peu de maïs et de tourteau de soja renversés au pied des tas, qu’il faut nettoyer. J’ai remarqué quelques traces de moisissure près des coques d’amandes et aperçu quelques souris dans le coin sud-est de la zone de stockage. Le maïs et le tourteau de soja présentent un taux d’humidité de 10 %, et le colza de 11 %. »

À aucun moment, elle ne précise le nom de l’exploitation. Tellia utilise automatiquement sa position géographique pour rattacher l’enregistrement à la bonne exploitation laitière.

L’enregistrement apparaît dans la vue calendrier de Tellia, accompagné de sa transcription complète. Tellia classe également les informations dans un tableau structuré intitulé « Inspection de l’aire de stockage des aliments ».

Ce tableau regroupe le nom de la personne ayant effectué la saisie, l’exploitation, la date, les matières premières mentionnées, l’état de propreté et les mesures d’humidité. Les observations qui ne correspondent à aucune colonne prédéfinie sont ajoutées dans un champ de notes.

Le tableau fonctionne comme une feuille de calcul : vous pouvez filtrer les données par exploitation ou par matière première.

Étape 2 : observation des lots par téléphone

Dans le lot des vaches à forte production laitière, Brittany choisit cette fois d’appeler Tellia directement.

Elle décrit ce qu’elle observe : l’état corporel des vaches, la consistance des bouses et l’homogénéité de la ration totale mélangée (RTM), avec très peu de tri des aliments.

Tellia enregistre automatiquement l’appel dans un tableau distinct, intitulé « Observations des lots », et classe chaque information dans la colonne correspondante.

Brittany n’a même pas besoin de préciser dans quel tableau enregistrer ses observations.

Étape 3 : réunion avec le propriétaire de l’exploitation

De retour à son véhicule après une réunion de 45 minutes avec le propriétaire et le responsable du troupeau, Brittany importe dans Tellia l’enregistrement audio réalisé avec son iPhone.

Pendant cette réunion, ils ont analysé les données du troupeau et discuté de ses recommandations nutritionnelles.

Tellia extrait les informations importantes et les classe automatiquement dans les tableaux appropriés, notamment ceux consacrés à l’analyse des données d’élevage et aux recommandations sur les rations et l’alimentation.

Étape 4 : création du rapport client

Pour générer son rapport, Brittany crée un nouveau brouillon et sélectionne l’exploitation laitière qu’elle vient de visiter.

Elle choisit ensuite les enregistrements de la visite dans chaque tableau : les observations des lots, l’analyse des données du troupeau, les recommandations nutritionnelles et l’inspection de l’aire de stockage des aliments.

Elle nomme son rapport « Réunion du 31 août », puis Tellia le génère automatiquement.

Il ne lui reste plus qu’à relire le document, apporter les modifications souhaitées et l’envoyer au propriétaire de l’exploitation par SMS ou par e-mail, directement depuis Tellia.

Pourquoi c’est important pour les conseillers en élevage laitier

Votre valeur ajoutée auprès de vos clients repose sur vos observations et vos recommandations, pas sur les heures passées à rédiger des rapports.

En enregistrant les informations directement dans les zones de stockage, auprès des animaux et pendant les réunions, vous évitez toute perte d’information entre la visite et la rédaction du rapport.

Chaque observation est également conservée dans un tableau consultable d’une visite à l’autre. Pour identifier une tendance sur une exploitation laitière, il suffit d’appliquer un filtre, plutôt que de rechercher parmi d’anciens e-mails.

Votre client reçoit son rapport alors que la visite est encore fraîche dans les mémoires, et vous retrouvez vos soirées.

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